Как сжать документ Word для уменьшения размера файла

Вы когда-нибудь задумывались, почему некоторые документы Word больше других, даже если в них одинаковое количество страниц и текста? Здесь мы объясним некоторые факторы, влияющие на размер документа Word, как Microsoft Word хранит информацию и как можно сжать документ Word, чтобы сделать его меньше.

Размер файла Microsoft Word: влиятельные факторы

Одним из основных факторов, влияющих на размер документа Word, является тип и количество изображений, встроенных в документ. Изображения могут занимать много места, особенно если они имеют высокое разрешение или несжатые. Word предлагает несколько вариантов уменьшения размера изображений в документе, таких как обрезка, изменение размера, сжатие или преобразование их в другой формат.

Еще одним фактором, влияющим на размер документа Word, является использование стилей и форматирования. Стили — это предопределенные наборы атрибутов форматирования, которые можно применять к тексту, абзацам, таблицам или другим элементам документа. Форматирование — это любое изменение, которое вы вносите во внешний вид текста или других элементов, таких как шрифт, цвет, выравнивание, интервалы и т. д. Стили и форматирование могут сделать ваш документ более профессиональным и последовательным, но они также добавляют в файл дополнительную информацию. , увеличивая его размер.

Третий фактор, влияющий на размер документа Word, — это объем метаданных, хранящихся в файле. Метаданные — это любая информация, которая описывает или идентифицирует документ, например имя автора, дата создания, ключевые слова, комментарии, редакции и т. д. Метаданные могут быть полезны при организации и поиске документов, но они также увеличивают размер файла. Вы можете уменьшить размер документа, удалив из файла все ненужные или конфиденциальные метаданные.

В Word также есть функция, которая автоматически сохраняет копию вашего документа каждые несколько минут в случае отключения электроэнергии или сбоя системы. Эта функция создает временный файл, хранящийся в скрытой папке вашего компьютера. Этот файл обычно удаляется при обычном закрытии Word, но иногда он может оставаться на вашем компьютере и занимать место. Вы можете удалить эти временные файлы с помощью инструмента очистки диска на своем компьютере или путем поиска файлов с расширением .tmp в вашей системе.

Word также имеет встроенную функцию, которая сжимает ваш документ, когда вы сохраняете его как файл .docx. Эта функция уменьшает размер файла за счет удаления из файла любой избыточной или ненужной информации и использования более эффективного алгоритма сжатия.

Следуя этим советам, вы сможете уменьшить размер документов Word и сэкономить место на диске компьютера. Вы также можете повысить производительность Word и избежать ошибок или повреждений, которые могут возникнуть из-за больших файлов. Вот несколько способов уменьшить размер документа Word.

Как сжать изображения, чтобы уменьшить размер файла документа Word

Вы можете сжать изображения в документе Word, используя следующий метод, который может существенно уменьшить размер файла, если изображений много.

1. Щелкните изображение, которое вы хотите сжать, а затем «Формат изображения» на ленте.

   

2. Нажмите кнопку «Сжать изображения».

   

3. Выберите оптимальные параметры сжатия изображений Word

   Снимите флажок «Применить только к этому изображению», чтобы установить сжатие для всех изображений, и выберите «Щелкните изображение, которое хотите сжать», а затем «Формат изображения» на ленте. Если доступно, вы можете выбрать разрешение для изображений вручную ниже. Если документы предназначены только для онлайн-использования и проекторов, обычно достаточно «Веб (150 ppi)». Для распечаток обычно достаточно «Печать (220ppi)».

   

Как уменьшить размер файла документа Word, сохраняя изображения с более низким разрешением

Помимо установки разрешения изображения в документе Word и выбора отказа от обрезанных частей изображения, вы также можете определить разрешение изображения глобально с помощью параметров.

1. Нажмите «Файл»

   

2. Нажмите «Параметры» в главном меню.

   

3. Установите параметр изображения в «Дополнительно» и «Размер и качество изображения».

   Установите флажок «Отменить данные редактирования», чтобы удалить части изображения, которые вы обрезали в Word, или любые другие данные, которые могут быть сохранены при редактировании, и снимите флажок «Не сжимать изображения в файле».

   Уменьшите/установите «Разрешение по умолчанию» для изображений. Если документы предназначены только для онлайн-использования и проекторов, обычно достаточно «(150 ppi)». Для распечаток обычно достаточно «(220ppi)». Другие параметры «330ppi» или «High Fidelity» могут привести к огромным размерам файлов.

   

Как сжать документы Word, не встраивая шрифты

Встраивание шрифтов означает, что шрифты, используемые в документе, сохраняются вместе с ним, чтобы их можно было корректно отображать на любом устройстве или платформе. Если шрифты не встроены, документ может выглядеть иначе при открытии на другом компьютере или при распечатке, особенно если используемые шрифты не являются общедоступными или несовместимыми. Это может вызвать проблемы с форматированием, макетом и дизайном. Чтобы избежать этой проблемы, рекомендуется внедрить шрифты в документ Word перед тем, как поделиться им или распечатать его. Однако, чтобы уменьшить размер документа Word, вы можете просто использовать шрифт по умолчанию, который обычно доступен везде, например «Arial», «Courier», «Calibri» или аналогичный, а затем отключить встраивание шрифтов.

1. Нажмите «Файл»

   

2. Перейдите в «Параметры»

   

3. Выберите «Сохранить» и снимите флажок «Встроить шрифты в файл».

   

4. В качестве альтернативы вы можете ограничить встраивание шрифтов следующим образом

   Выберите «Вставлять только символы, используемые в документе (лучше всего для уменьшения размера файла)» и «Не вставлять распространенные системные шрифты».

   

Использование инструмента для сжатия и уменьшения размера документа Word

Существуют различные инструменты, которые могут сжимать и уменьшать размер документов Word. Они могут быть полезны, если вы сталкиваетесь с проблемами при отправке определенного файла Word, но не хотите изменять исходный файл, чтобы сохранить максимальное качество. Давайте посмотрим на некоторые из этих файловых компрессоров Word:

• DocuCompress

  DocuCompress — это веб-сервис, который позволяет сжимать документы и уменьшать размер их файлов без ущерба для их качества. Если вам нужно отправить большие файлы по электронной почте, загрузить их в облачное хранилище или оптимизировать для веб-публикации, DocuCompress поможет вам сэкономить время и пропускную способность. DocuCompress поддерживает различные форматы документов, такие как PDF, DOCX, PPTX, XLSX и другие. Вы можете сжать сразу несколько файлов и загрузить их в виде ZIP-архива. DocuCompress быстрый, безопасный и простой в использовании. Вам не нужно устанавливать какое-либо программное обеспечение или регистрировать учетную запись. Просто перетащите файлы, и пусть DocuCompress сделает все остальное.

  

• Wecompress

  Wecompress — это веб-сайт, который предлагает быстрый и простой способ сжатия ваших файлов в Интернете, поддерживающий PDF, Word, Excel, PowerPoint или файлы изображений. Вы также можете сжать несколько файлов одновременно с помощью нашей функции пакетного сжатия. Wecompress использует передовые алгоритмы, чтобы ваши файлы были сжаты без потери качества или данных. Вы также можете защитить свои файлы с помощью шифрования и пароля.

  

• Вы сжимаете

  Вы сжимаете это веб-сайт, который предлагает быстрый и простой способ сжатия файлов в Интернете. Вы можете просмотреть качество сжатого файла перед его загрузкой. Youcompress.com поддерживает широкий спектр форматов файлов, таких как JPG, PNG, GIF, MP4, MOV, PDF, DOCX, MP3 и другие. Вы можете сжать несколько файлов одновременно и сохранить их в виде ZIP-архива. Youcompress.com уважает вашу конфиденциальность и удаляет ваши файлы со своих серверов через 24 часа.

  

ZIP — это формат файла архивного типа. Он позволяет пользователям добавлять один или несколько файлов в один пакет, который затем сжимается. Этот формат чаще всего используется для отправки файлов через Интернет, особенно когда на хосте установлены ограничения на размер файла. Однако его также можно использовать для уменьшения размера локальных файлов, которые в настоящее время не используются, и, следовательно, для освобождения места. Следуйте нашему другому руководству, чтобы узнать, как архивировать и распаковывать файл в Windows.