10 лучших советов и приемов Microsoft Lists для его эффективного использования

Помимо приложений для повышения производительности, таких как Teams, OneNote и пакет Office, Microsoft также предлагает программное обеспечение для управления проектами и базами данных под названием Microsoft Lists. Первоначально ограниченная пользователями Microsoft 365 Enterprise и Education, компания прием обычных пользователей для приложения также. Если вы хотите попробовать, вот лучшие советы и рекомендации Microsoft Lists для различных действий, например, контрольный список для простой адаптации.

1. Используйте шаблоны

У вас есть два варианта создания списков в Microsoft Lists — начать с нуля или использовать один из встроенных шаблонов. На домашней странице Microsoft Lists нажмите «Новый список» и выберите один из шаблонов по умолчанию.

В зависимости от вашего использования или предпочтений вы можете выбрать шаблон, например средство отслеживания проблем, запросы на поездки, расписание контента и т. д. В отличие от Notion, в Microsoft Lists нет возможности просматривать шаблоны, созданные сообществом.

Выбрав шаблон, нажмите «Использовать шаблон», и вы готовы использовать его в своей учетной записи.

2. Персонализируйте свой список

При работе с десятками списков в Microsoft Lists важно персонализировать их, чтобы вам не было сложно найти нужный список.

Когда вы создаете новый список, вы можете дать ему уникальное имя, описание и выбрать цвет и значок. Варианты ограничены, но все же лучше, чем у конкурентов, таких как Trello.

3. Добавьте списки новых элементов

В зависимости от выбранного вами шаблона у вас есть несколько вариантов добавления записи в списки Microsoft.

Нажмите кнопку «Добавить новый элемент» вверху, и откроется меню для добавления сведений о задаче/проблеме, таких как название, описание, статус, срок выполнения, дата публикации, опубликованный URL-адрес и многое другое.

4. Создать новый вид

Вы также можете просматривать добавленные записи в формате календаря и галереи. Вот как.

Шаг 1: Нажмите значок + вверху, и откроется меню «Создать вид».

Шаг 2: Выберите «Календарь» или «Галерея» в меню «Показать как».

Нажмите кнопку «Создать» внизу, и вы сможете проверить новый вид в трехточечном меню.

5. Напрямую редактировать записи

По умолчанию Microsoft Lists отключает непосредственное редактирование списков. Вы должны выбрать список и щелкнуть значок редактирования вверху, чтобы внести изменения. Это может занять много времени. Вместо этого вы можете нажать «Выйти из представления сетки» и напрямую добавить новые записи и отредактировать существующие.

6. Добавьте новый столбец

В зависимости от выбранного вами шаблона списки будут содержать необходимые столбцы. Вы можете прокрутить по горизонтали и нажать кнопку «Добавить столбец», чтобы выбрать тип столбца, который вы хотите добавить в списки.

Вы можете выбрать одну строку текста, несколько строк текста, число, опрос «да/нет», человека и т. д.

Вы также можете выбрать существующие столбцы и щелкнуть кнопку со стрелкой вниз, чтобы удалить их.

7. Избранное в списке

При работе с несколькими проектами, системами отслеживания проблем и другими базами данных может быть сложно найти нужный список.

На домашней странице Microsoft Lists щелкните значок маленькой звездочки в верхней части списка, и программа добавит его в избранное. Теперь вы можете легко получить к нему доступ из отдельного меню «Избранное».

8. Редактировать столбец

Вы хотите отредактировать существующий столбец с более подробной информацией? Вы можете легко сделать это из меню «Редактировать столбец».

Возьмем в качестве примера столбец Статус и отредактируем его в списке.

Шаг 1: Щелкните значок со стрелкой вниз рядом со столбцом «Статус».

Шаг 2: Перейдите в настройки столбца и выберите «Изменить».

Шаг 3: Вы можете добавить новое имя, описание, изменить тип столбца и даже внести изменения в существующие варианты выбора.

Вы также можете развернуть меню дополнительных параметров и разрешить множественный выбор для столбцов. Нажмите кнопку «Сохранить», чтобы применить все изменения.

9. Поделитесь списком

Хотя Microsoft Lists идеально подходит для личного использования, его также можно использовать с членами команды. Вы можете отслеживать проблемы, активы, процедуры, контакты, инвентарь и многое другое в сотрудничестве с другими.

На главной странице «Списки» щелкните трехточечное меню и выберите «Поделиться». Вы можете поделиться ссылкой на проект и даже зайти в меню настроек ссылки, чтобы внести изменения.

В меню настроек ссылки вы можете добавлять элементы редактирования, устанавливать даты истечения срока действия и даже устанавливать пароль для предотвращения несанкционированного доступа к списку.

10. Экспорт в CSV

Если вы хотите отредактировать существующий список в Microsoft Excel или поделиться всем списком в формате CSV, нажмите «Экспорт в CSV», и браузер загрузит список в файл CSV.

Создание и управление базой данных в Microsoft Lists

В Microsoft Lists для потребителей по-прежнему отсутствуют такие полезные функции, как правила для создания автоматизации в списке и доступ к мобильному приложению. Он доступен только для образовательных и корпоративных пользователей.

Списки Microsoft устраняют важный пробел в экосистеме Microsoft 365. Вам больше не нужно полагаться на такие приложения, как Trello или Notion, для создания баз данных или управления проектами. Вы можете делать все в списках, используя его тесную интеграцию с приложениями Office. Как вы планируете использовать списки Microsoft? Поделитесь своими идеями в комментариях ниже.