5 шагов для преобразования таблицы Word в Microsoft Excel

Краткие советы

• Преобразование таблицы Microsoft Word в Excel проще, чем вы думаете.
• Убедитесь, что вы копируете содержимое в одинаковое количество строк и столбцов и вставляете всю информацию в виде обычного текста.
• Для больших таблиц вы можете преобразовать весь файл в обычный текст, а затем вставить его в Excel.
• Вы также можете конвертировать файлы в таблицы перед их экспортом в Excel.

Хотя Microsoft Word с годами определенно улучшил свои функциональные возможности для работы с числами и таблицами, бывают случаи, когда вам нужны расширенные функции Microsoft Excel.

Самой идеи копирования и вставки целых стен текста, не говоря уже о форматировании, может быть достаточно, чтобы у вас подкосились пальцы на ногах. Эта статья призвана помочь значительно упростить процесс преобразования таблицы Word в Excel.

Зачем конвертировать таблицу Word в Microsoft Excel?

Microsoft Word может обрабатывать относительно простые таблицы и простые графики, но когда дело доходит до углубленного анализа данных, мощных функций, инструментов фильтрации и эффективного форматирования, Excel явно находится на другом уровне. Excel создан для обработки больших наборов данных и сложных вычислений, тогда как Word, в конце концов, в первую очередь является текстовым процессором.

Итак, если вам нужно, чтобы ваши таблицы были более профессиональными, или вы разочарованы отсутствием опций на вкладках «Дизайн таблицы» и «Макет таблицы» в Word, возможно, пришло время отправить вашу таблицу в Excel. .

5 шагов к преобразованию вашей таблицы

Проблема копирования таблиц из Word в Excel заключается в их форматировании. Простая копипаста из Word в Excel может вызвать хаос, если все сделано неправильно. Однако правильный способ сделать это довольно прост, если вы выполните правильные шаги:

1. В Microsoft Word выберите все содержимое таблицы, которое вы хотите преобразовать, перетащив указатель мыши по содержимому или щелкнув значок «Переместить» (четыре стрелки) в верхнем левом углу таблицы.
2. Скопируйте текст либо с помощью клавиатуры (нажмите Ctrl + C), либо щелкнув текст правой кнопкой мыши и выбрав «Копировать» в контекстном меню. Ваш контент будет скопирован в буфер обмена.
3. В Excel выберите ячейки, в которые нужно вставить таблицу Word, перетаскивая их. Чтобы сохранить форматирование, очень важно, чтобы количество строк и столбцов, выбранных вами в Excel, точно соответствовало количеству строк и столбцов в вашей таблице Word.
4. Щелкните правой кнопкой мыши выделенные ячейки, чтобы вызвать контекстное меню. Вместо «Вставить» выберите «Специальная вставка».
5. Из опций «Как» выберите «Текст», чтобы вставить таблицу Word в виде обычного текста (т. е. удалить все форматирование) для максимально плавного перехода.
6. Нажмите «ОК».

Ваш текст будет вставлен, и вы сможете приступить к его форматированию, отрегулировав ширину столбцов, обнося текст, добавив границы ячеек и т. д.

Другие методы преобразования

Вот два других способа перехода между двумя программами Office:

Преобразование всего документа Word

Предположим, у вас есть большая таблица Word, которую невозможно скопировать так же просто, как в методе выше. В этом случае вы можете сохранить весь документ как обычный текст перед его импортом в Excel. Вот как это сделать:

1. Во-первых, вам нужно сохранить версию вашего документа Word в виде обычного текста. Для этого нажмите F12, чтобы открыть окно «Сохранить как».
2. Под диалоговым окном «Имя файла» вы увидите «Сохранить как тип». Выберите формат «Обычный текст (.txt)» в раскрывающемся меню, а затем сохраните файл в нужной папке.
3. В Excel перейдите на вкладку «Данные» и выберите «Получить внешние данные».
4. В раскрывающемся меню выберите «Из текста» и выберите только что сохраненный текстовый файл.
5. Следуйте инструкциям мастера, чтобы выбрать настройки и импортировать документ.

Преобразование текста в таблицу

Если содержимое Word отформатировано, но еще не помещено в таблицу, вы можете преобразовать его в таблицу в Excel. Вам нужно будет начать с преобразования содержимого в табличную форму в Word. Вот как:

1. В файле Word выделите текст, который нужно преобразовать в таблицу, перетащив его.
2. Перейдите на вкладку «Вставка» и выберите опцию «Таблица».
3. В появившемся раскрывающемся меню нажмите «Преобразовать текст в таблицу».
4. Появится окно «Преобразовать текст в таблицу». Решите, сколько строк и столбцов потребуется выбранному содержимому, и выберите, как инструмент должен разделять текст (по абзацу, запятым, табуляции или другим разделителям).
5. Нажмите «ОК», чтобы преобразовать текст.
6. Нажмите F12, чтобы открыть окно «Сохранить как» и сохраните документ как файл «Обычный текст (.txt)».
7. В Excel перейдите на вкладку «Данные», выберите «Получить внешние данные» и выберите параметр «Из текста». Альтернативно вы можете скопировать таблицу и вставить ее как текст в Excel.
8. После импорта содержимого вы можете форматировать и редактировать ячейки по мере необходимости.

Спасибо за ваш отзыв!