Устаревшее форматирование значений в Excel — что это такое и почему это важно

Краткие советы

• Форматирование устаревших значений полезно, если вы часто используете режим ручного расчета в Excel. Это позволяет вам легче замечать ячейки, на которые могут повлиять изменения в таблице.
• Для пользователей Microsoft 365 в Excel есть встроенная опция форматирования устаревших значений, которая удаляет любые данные, на которые могли повлиять изменения.
• Вы можете реализовать форматирование устаревших значений в Excel вручную, но это никогда не будет идеальным решением.

Если вы только начали использовать Microsoft Excel, возможно, вы привыкнете к тому, что программа автоматически применяет любые изменения и пересчитывает результаты ячеек для всех формул внутри таблицы. Однако, как только набор данных станет больше, автоматические вычисления могут занять значительное количество времени и ресурсов ЦП. Это может привести к зависанию программы или даже зависанию, пока она не пересчитает все ячейки. Кроме того, когда вы добавляете новую ячейку или изменяете что-либо, процесс начинается заново. Ручные вычисления позволяют вам выделить диапазон ячеек, которые будут пересчитываться только тогда, когда вы этого захотите.

В обычных случаях это представляет собой некоторую дилемму. Если вы оставите диапазон «Вручную» слишком долго, не вызывая перерасчет, вы можете получить значения, которые были рассчитаны некоторое время назад, даже не зная об этом. Устаревшее форматирование значений в Excel призвано исправить это.

Что такое устаревшее форматирование значений?

Проще говоря, форматирование устаревших значений демонстрирует ячейки, на которые могли повлиять недавние изменения где-то еще в наборе данных.

Рассмотрим базовый пример. У вас есть набор данных о продажах для нескольких продавцов и всех их продаж за месяц. Вы используете итоговые суммы продаж для расчета комиссии каждого продавца. Чтобы избежать постоянного перерасчета итоговых сумм, вы запускаете расчет комиссии в конце каждого платежного периода. Однако, поскольку комиссия основана на общем объеме продаж, изменение значений в любом месте (например, возврат средств, который меняет количество некоторых товаров) будет перетекать в эту стоимость.

Без устаревшего форматирования значений у вас не будет возможности определить, верны ли ранее вычисленные значения. Единственный способ убедиться, что ваш набор данных актуален, — это провести еще один перерасчет.

Устаревшее форматирование значений для Microsoft 365

Обычно Excel не предоставляет никаких возможностей для форматирования устаревших значений в Excel. Однако в 2023 году Microsoft начала развертывать бета-функцию для инсайдеров Microsoft, которые использовали бета-канал в Windows. В ноябре 2024 года эта функция стала доступна всем пользователям, работающим в Excel для Microsoft 365.

Основы нового форматирования устаревших значений в Excel просты: устаревшие значения немедленно обнаруживаются, отображаются и зачеркиваются. Затем вы можете выбрать ячейку с устаревшим значением и принудительно выполнить перерасчет, нажав «F9».

После этого весь набор данных будет обновлен, а все зачеркнутые значения будут удалены, по крайней мере, до тех пор, пока вы не начнете вносить дальнейшие изменения, которые создают более устаревшие значения.

Функция форматирования устаревших значений появилась в Excel 365 для Windows версии 2409 (сборка 18025.20126 или новее). Однако он может не стать доступным для всех пользователей сразу.

Кроме того, эта опция по-прежнему ограничена этой единственной версией Excel, и невозможно изменить форматирование, которое Excel будет использовать для устаревших значений. Удар — единственный вариант, который у вас есть, по крайней мере, на данный момент.

Форматирование устаревших значений в Excel вручную

Если вы используете другую версию Windows или хотите, чтобы форматирование отличалось от зачеркивания, вы можете реализовать базовую систему временных меток для отслеживания ячеек, которые были недавно изменены.

Шаг 1. Добавьте столбец «Метка времени» рядом со значениями, которые часто пересчитываются или изменяются. Столбец должен быть в формате даты. Допустим, наши значения находятся в столбце B. Мы будем использовать вспомогательный столбец C для временных меток.

Шаг 3. Всякий раз, когда вы вводите или редактируете значение где-то в столбце B, перейдите к той же строке в столбце C и нажмите «Ctrl + Shift + ;». затем «Ctrl + ;». Это добавляет временную метку со временем и датой редактирования.

Шаг 4. Реализуйте условное форматирование для столбца «Метка времени» («Условное форматирование» > «Новое правило»).

Шаг 5. Например, вы можете выделить все ячейки со значением старше семи дней с помощью =TODAY() – $B1 > 7. Применение формулы в условном форматировании должно изменить ссылку на ячейку для правильного подсчета строк.

После этого вы обычно можете увидеть, какие ячейки были изменены некоторое время назад и могут содержать устаревшие значения.

Вы также можете поиграть с различными требованиями к временным меткам (например, чтобы устаревшие значения были более поздними, а не более старыми).

Спасибо за ваш отзыв!