Три хитрых приема форматирования, которые стоит попробовать в Microsoft Excel

Быстрые советы:

• Создавать книги в Microsoft Excel становится проще, если вы можете быстро представить свои данные в визуально привлекательном виде.
• Вам не нужно форматировать каждую ячейку отдельно — есть несколько ярлыков, которые сэкономят ваше время и усилия.
• Используйте хитрые приемы форматирования в Excel, такие как маркер заполнения и форматирование чисел, чтобы ваши книги выглядели красиво и профессионально.

Электронные таблицы не должны быть скучными и сухими — если вы хотите, чтобы люди их читали. Узнайте несколько приемов, которые помогут упростить форматирование данных и создавать книги Excel, привлекающие внимание ваших коллег.

Хитрости форматирования в Excel 1: использование маркера заполнения

Шаг 1. Откройте существующую книгу Excel. Здесь у нас есть незаконченная таблица, показывающая прибыль малого бизнеса.

Шаг 2. Вы хотите заполнить столбец «Месяц», но не хотите вводить каждый месяц вручную. Нет проблем, просто щелкните ячейку A2 (январь) и наведите курсор на правый нижний угол ячейки. Вы увидите небольшой черный знак плюса — это маркер заполнения.

Шаг 3. Удерживая маркер заполнения, перетащите его вниз к ячейке A13, чтобы заполнить месяцы по порядку. Однако если вам нужно заполнить сотни или тысячи ячеек, это может занять время. Вместо этого вы можете дважды щелкнуть маркер заполнения, чтобы завершить все записи до конца таблицы.

Хитрости форматирования в Excel 2: форматирование чисел

Шаг 1. Вы заметите, что числа в столбце «Прибыль» не отформатированы так, чтобы показать, какую валюту они представляют. Вы могли бы пройтись по каждой ячейке по отдельности и добавить знак доллара, но у вас, вероятно, нет на это времени. В качестве более быстрого варианта выберите все ячейки, которые хотите изменить.

Шаг 2: Щелкните правой кнопкой мыши выбранные ячейки и найдите параметр «Формат ячеек».

Шаг 3. Щелкните левой кнопкой мыши по ячейкам формата и выберите «Валюта» на вкладке «Число».

Шаг 4. Нажмите «Символ» и выберите валюту, которую вы хотите отображать, например, доллары США.

Шаг 5. Установите десятичные знаки на 2 и выберите способ отображения отрицательных сумм (есть четыре варианта). Также имеется удобный раздел «Образец», где вы можете увидеть, как ваши суммы будут выглядеть в книге.

Шаг 6: Нажмите «ОК», и ваши цифры автоматически преобразуются в суммы денег. Это изменение является постоянным, если вы не измените форматирование, поэтому, если вам нужно изменить сумму, вам не нужно переформатировать ее снова.

Хитрости форматирования в Excel 3: добавление графики к данным

Шаг 1. Профессиональные электронные таблицы редко представляют собой просто текст и цифры. Легко добавить графику, которая облегчит понимание и навигацию в книгах. Сначала нажмите вкладку «Вставка», затем найдите значки.

Шаг 2: Откроется окно «Значки», в котором представлены сотни бесплатных изображений, которые вы можете добавить к своим данным. Используйте панель поиска или просмотрите категории, например «Бизнес».

Шаг 3: Нажмите на нужное изображение (или графику) и нажмите кнопку «Вставить».

Шаг 4. Перетащите значок в нужное место на таблице или диаграмме. Он расположен над сеткой, поэтому не будет мешать вашим данным.

Шаг 5. Если вы хотите изменить цвет значка, перейдите на вкладку «Формат графики».

Шаг 6: Щелкните раскрывающееся меню рядом с пунктом «Графическая заливка» и выберите правильный цвет.

Шаг 7. Если вы хотите использовать более одного цвета в графике, вам необходимо преобразовать значок в фигуру. Находясь на вкладке «Формат графики», выберите «Преобразовать в фигуру».

Шаг 8. Теперь вы можете выбрать каждый элемент фигуры и соответствующим образом раскрасить его на вкладке «Формат фигуры». Вы также можете изменить размер графики, используя маркеры по краям рамки выделения.

Спасибо за ваш отзыв!