Как конвертировать файлы Excel в PDF (.XLSX в PDF)

Excel — потрясающий инструмент для обработки данных, но его формат файла не так универсален, как скромный PDF. PDF-файл сложнее редактировать, он совместим с более широким спектром устройств и практически не требует дополнительного программного обеспечения. Это, в сочетании с его статическим характером, делает его идеальным форматом для публикуемых отчетов. В этом руководстве мы покажем вам, как конвертировать файлы Excel в PDF, чтобы вы могли именно это сделать.

Как конвертировать Excel в PDF без потери форматирования

Прежде чем мы начнем рассматривать различные методы сохранения файлов Excel в формате PDF, важно обсудить, как свести к минимуму вероятность плохого преобразования. Преобразование .xls или .xlsx в PDF может вызвать проблемы с обрезанием или смещением страниц.

В результате перед сохранением в PDF мы рекомендуем указать поля, ориентацию и размер, а также любые верхние и нижние колонтитулы, которые вам нужны. Вы также можете определить область печати на вкладке «Макет страницы» и использовать разрывы страниц для разделения разных таблиц. Находясь на вкладке «Макет страницы», вам также следует изменить ширину, высоту и масштаб вашего документа, чтобы они были пригодны для печати.

Как сохранить файлы Excel в формате PDF

Преобразование файлов Excel в PDF непосредственно из Excel — это простой метод, позволяющий сохранить макет и форматирование ваших документов. В этом разделе вы шаг за шагом проведете вас через этот процесс.

  1. Доступ к меню «Файл»

    Нажмите «Файл», расположенный в верхнем левом углу таблицы Excel, чтобы открыть представление Backstage.

    Windows 11 – Excel – Файл

  2. Сохранить копию в формате PDF

    Выберите «Сохранить копию» на боковой панели, затем выберите «Этот компьютер». Измените формат сохранения на PDF, щелкнув стрелку раскрывающегося списка рядом с «Книга Excel» и выбрав «PDF». При нажатии кнопки «Сохранить» вам будет предложено сохранить файл Excel в формате PDF.

    Windows 11 — Excel — Файл — Сохранить копию — Этот компьютер — Стрелка раскрывающегося списка — PDF — Сохранить

  3. Необязательно: отрегулируйте настройки PDF

    Чтобы получить больше контроля над выводом PDF, нажмите «Дополнительные параметры» в раскрывающемся списке форматов. Это позволяет вам изменить настройки PDF перед сохранением.

    Windows 11 — Excel — Файл — Сохранить копию — Этот компьютер — Дополнительные параметры.

  4. Укажите параметры сохранения

    Во всплывающем окне «Сохранить как» в проводнике нажмите «Параметры…», чтобы получить доступ к параметрам страницы и настроить их, гарантируя сохранение макета вашего документа в формате PDF.

    Windows 11 — Excel — Файл — Сохранить копию — Этот компьютер — Дополнительные параметры — Параметры.

  5. Завершите процесс сохранения

    После настройки параметров нажмите «ОК», а затем «Сохранить», чтобы преобразовать файл Excel в PDF. Теперь ваш документ будет сохранен в выбранном месте в виде файла PDF.

    Windows 11 — Excel — Файл — Сохранить копию — Этот компьютер — Дополнительные параметры — Параметры.

Как использовать Excel для экспорта в PDF

Экспорт документа Excel в формате PDF — это немного другой метод, который некоторым пользователям может показаться более интуитивным. Выполните следующие действия, чтобы экспортировать файлы Excel в формате PDF.

  1. Открыть меню файла

    Начните с открытия документа Excel и нажмите «Файл» в верхнем левом углу, чтобы получить доступ к представлению Backstage.

    Windows 11 – Excel – Файл

  2. Экспорт в PDF/XPS

    Перейдите к «Экспорту» на боковой панели и выберите «Создать документ PDF/XPS». Эта опция создана специально для конвертации документов в PDF.

    Windows 11 — Excel — Файл — Экспорт — Создать PDFXPS

  3. Необязательно: Настройте параметры экспорта PDF.

    Нажмите кнопку «Параметры…» во всплывающем окне «Проводник», чтобы получить доступ к дополнительным настройкам. Этот шаг позволяет вам точно настроить экспорт документа Excel в PDF.

    Windows 11 — Excel — Файл — Экспорт — Создать PDFXPS — Параметры

  4. Завершите настройки экспорта

    При необходимости настройте параметры документа и нажмите «ОК». Теперь вы можете сохранить файл Excel в формате PDF в предпочитаемом вами месте.

    02.4 Windows 11 — Excel — Файл — Экспорт — Создать PDFXPS — Параметры

Как добавить кнопку «Экспорт в PDF» на панель быстрого доступа

Повышение производительности за счет добавления кнопки «Опубликовать в PDF» на панель быстрого доступа позволяет быстро экспортировать PDF-файлы. Вот как это настроить.

  1. Настройка ленты

    Щелкните правой кнопкой мыши ленту Excel и выберите «Настроить ленту…», чтобы открыть диалоговое окно «Параметры Excel».

    Windows 11 — Excel — откройте настройку ленты

  2. Добавить команду «Опубликовать как PDF»

    В разделе «Панель быстрого доступа» добавьте команду «Опубликовать как PDF», выбрав ее из списка «Все команды» и нажав «Добавить >>».

    Windows 11 — Excel — Настройка ленты — Быстрый доступ — Панель инструментов — Все команды — Публикация в формате PDF или XPS — Добавить — Принять

  3. Используйте кнопку PDF или XPS

    Теперь вы можете просто нажать кнопку «PDF или XPS» на панели быстрого доступа, когда захотите экспортировать документ Excel в формате PDF.

    Windows 11 — Excel — Панель быстрого доступа — значок PDF или XPS

  4. Опубликуйте свой документ

    Выберите место сохранения и нажмите «Опубликовать» в проводнике, чтобы завершить процесс экспорта PDF.

    Windows 11 — Excel — Панель быстрого доступа — Значок PDF или XPS — Публикация

Как добавить кнопку электронного письма в виде вложения PDF на панель быстрого доступа

Если вы обычно отправляете PDF-файлы по электронной почте сразу же, вы можете сократить еще более трудоемкую работу, добавив команду «Отправить по электронной почте как вложение PDF» на панель быстрого доступа.

  1. Щелкните правой кнопкой мыши ленту и выберите «Настроить ленту…».

    Windows 11 — Excel — откройте настройку ленты

  2. Нажмите «Панель быстрого доступа» на боковой панели и добавьте команду «Отправить по электронной почте как вложение PDF».

    Вы можете сделать это, прокручивая список вниз, пока не найдете команду, щелкнув ее, а затем нажав «Добавить» между двумя столбцами. Когда вы закончите, нажмите «ОК», чтобы применить изменения.

    Windows 11 — Excel — Параметры Excel — Панель быстрого доступа — Отправить по электронной почте как вложение PDF — Добавить — Принять

  3. Нажмите кнопку «Отправить по электронной почте как вложение PDF» на панели быстрого доступа.

    Windows 11 — Excel — Панель быстрого доступа — Значок электронной почты в виде вложения PDF

  4. Отправьте PDF-файл по электронной почте предполагаемому получателю.

    Windows 11 — Excel — Панель быстрого доступа — Значок электронной почты в виде вложения PDF — Сообщение

Как преобразовать файл Excel в PDF с помощью конвертера файлов

Последний метод, который мы продемонстрируем сегодня, предполагает использование File Converter, бесплатного инструмента, который позволяет конвертировать практически все за пару кликов. После того как вы его установили, вот как его использовать для преобразования XLXS в PDF:

  1. Щелкните правой кнопкой мыши файл Excel, который вы хотите преобразовать, и нажмите «Показать дополнительные параметры».

    Windows 11 – Excel – Показать дополнительные параметры

  2. Выберите «Конвертер файлов» в контекстном меню и нажмите «В PDF».

    Windows 11 - Excel - Показать дополнительные параметры - Конвертер файлов - в PDF

  3. Дождитесь завершения преобразования

    После завершения преобразования индикатор выполнения достигнет конца, и запись загорится зеленым.

    Windows 11 – Excel – Показать дополнительные параметры – Конвертер файлов – В PDF – Готово

  4. Просмотрите выходной PDF-файл

    Перейдите в указанную выходную папку PDF-файла, чтобы просмотреть файл полностью.

    Windows 11 — Excel — в PDF — результат

Часто задаваемые вопросы — часто задаваемые вопросы о преобразовании Excel в PDF

Как я могу гарантировать, что мой PDF-файл сохраняет то же форматирование, что и мой файл Excel при преобразовании?

Чтобы гарантировать, что ваш PDF-файл сохраняет то же форматирование, что и ваш файл Excel, тщательно проверьте и настройте параметры макета страницы в Excel перед преобразованием. Сюда входит настройка правильной области печати, ориентации страницы (книжная или альбомная) и размера. В процессе сохранения или экспорта PDF-файла выбор таких параметров, как высококачественная печать, также может помочь сохранить визуальное качество. Эти подготовительные шаги помогают сохранить выравнивание, шрифты и общую структуру вашего документа в выходном PDF-файле.

Могу ли я напрямую отправить конвертированный PDF-файл из Excel по электронной почте?

Да, чтобы отправить преобразованный PDF-файл по электронной почте непосредственно из Excel, вы можете использовать функцию, подробно описанную в разделе IV руководства. Добавляя команду «Электронное письмо как вложение PDF» на панель быстрого доступа, вы включаете функцию быстрого обмена. Этот вариант подготавливает файл Excel в формате PDF и прикрепляет его к новому электронному письму в почтовом приложении по умолчанию, что значительно упрощает процесс обмена. Убедитесь, что у вас настроен почтовый клиент для беспрепятственного использования этой функции.

Могу ли я преобразовать несколько листов Excel в один PDF-файл?

Да, преобразование нескольких листов в один файл PDF можно выполнить, выбрав опцию «Вся книга» в диалоговом окне сохранения или экспорта PDF. Прежде чем начать процесс преобразования, убедитесь, что все листы, которые вы хотите включить в PDF-файл, отформатированы правильно и для них правильно установлены области печати. Это гарантирует, что каждый лист будет отображаться в консолидированном PDF-документе так, как предполагалось, что обеспечивает плавное представление разнообразных данных.

Можно ли преобразовать в PDF выбранные части листа Excel, а не весь лист?

Да, конвертировать в PDF только выбранные части листа Excel можно, выделив область, которую вы хотите преобразовать, а затем выбрав «Печать выделенного» в настройках печати перед сохранением или экспортом в PDF. Этот метод полезен для сосредоточения внимания на конкретных данных или разделах большого набора данных. Убедитесь, что ваш выбор включает все соответствующие данные и форматирование, которые вы хотите включить в PDF-файл, чтобы избежать частичного или неправильного отображения.

Как я могу настроить размер PDF-файла во время процесса преобразования Excel в PDF?

Для настройки размера PDF-файла в процессе преобразования необходимо предварительно установить размер страницы и параметры масштабирования на вкладке «Макет страницы» Excel. Эти настройки напрямую влияют на размер и внешний вид конечного PDF-файла. Выберите подходящий размер бумаги в зависимости от макета вашего контента (A4, Letter и т. д.) и используйте настройки «Масштабировать по размеру», чтобы управлять тем, как ваш контент заполняет страницу. Эти тщательные настройки гарантируют, что созданный PDF-файл будет соответствовать вашим требованиям к презентации и совместному использованию.

Почему мой файл Excel теряет форматирование при преобразовании в PDF?

Потеря форматирования во время преобразования Excel в PDF обычно происходит из-за несоответствия между возможностями гибкого форматирования Excel и фиксированным характером PDF-файлов. Чтобы свести это к минимуму, убедитесь, что такие элементы, как условное форматирование, границы ячеек и шрифты, применяются правильно, а параметры макета страницы (такие как поля, ориентация и масштаб) настроены соответствующим образом для сохранения предполагаемого вида. Также убедитесь, что выбранная область для преобразования содержит все необходимое форматирование и содержимое. Использование высококачественной печати, где это возможно, также может помочь сохранить визуальные элементы.

Могу ли я автоматически конвертировать файл Excel в PDF в запланированное время?

Для автоматизации преобразования Excel в PDF в запланированное время требуется сценарий автоматизации или программное обеспечение, способное выполнять пакетную обработку. Этого можно достичь с помощью макросов Excel в сочетании с планировщиком задач Windows для основных нужд или с помощью более сложного стороннего программного обеспечения для преобразования файлов, предлагающего функции запланированного преобразования. Важно тщательно протестировать автоматизированный процесс с различными файлами, чтобы обеспечить надежность и точность преобразований.

Как защитить PDF-файл, созданный в Excel?

Чтобы защитить PDF-файл, созданный в Excel, после завершения преобразования вам потребуется использовать дополнительное программное обеспечение, например Adobe Acrobat, или онлайн-инструмент для редактирования PDF-файлов. Эти инструменты позволяют вам добавить защиту паролем, зашифровать PDF-файл и установить разрешения, контролирующие возможность печати, редактирования или копирования PDF-файла. Обязательно выберите надежный пароль и правильные настройки безопасности в соответствии с конфиденциальностью содержимого вашего документа.

В чем разница между сохранением и экспортом файла Excel в PDF?

Разница между сохранением и экспортом файла Excel в PDF часто заключается в конкретных параметрах и контроле над получаемым PDF-файлом. Сохранение обычно является простым и интегрировано в стандартную функцию сохранения, что позволяет быстро преобразовать его с помощью базовых настроек. С другой стороны, экспорт обычно предоставляет более подробные возможности настройки, такие как настройка качества, включая свойства документа, или обеспечение передачи закладок и гиперссылок. Каждый метод отвечает различным потребностям, причем экспорт предлагает потенциально более высокий уровень контроля над внешним видом и структурой окончательного PDF-файла.

Можно ли преобразовать встроенные объекты Excel (например, диаграммы или изображения) в PDF?

Встроенные объекты Excel, включая диаграммы, изображения и фигуры, сохраняются и отображаются в PDF-файле так же, как в исходном файле Excel. Для достижения оптимальных результатов убедитесь, что объекты расположены правильно и находятся в пределах области печати в Excel. Поскольку PDF-файлы сохраняют внешний вид вашего документа, сложные детали в диаграммах или четкость изображений должны остаться неизменными после преобразования.

Как сохранить активными гиперссылки на файл Excel в PDF-файле?

Чтобы гиперссылки оставались активными при преобразовании файла Excel в PDF, убедитесь, что выбрана опция создания «Тегов структуры документа для специальных возможностей», если она предусмотрена в настройках преобразования. Это гарантирует работоспособность гиперссылок в PDF-файле, что упрощает навигацию. Однако имейте в виду, что не все методы или настройки преобразования могут поддерживать эту функцию, поэтому может быть полезно протестировать или обратиться к документации вашего программного обеспечения на предмет конкретных возможностей.

Как разместить листы Excel на одной странице PDF-файла?

Чтобы разместить лист Excel на одной странице PDF-файла, необходимо настроить параметры «Масштаб» в разделе «Макет страницы» в Excel. Вы можете масштабировать лист в процентах или выбрать вариант, позволяющий разместить лист на одной странице. Этот последний вариант автоматически регулирует масштаб, чтобы ваш контент соответствовал желаемому размеру страницы, сохраняя весь документ в одностраничном PDF-файле. Эти корректировки имеют решающее значение для поддержания читаемости и обеспечения профессионального представления ваших данных.

Что делать, если мне нужно поделиться листом Excel в формате PDF, но оставить его доступным для редактирования для совместной работы?

Совместное использование листа Excel в формате PDF с сохранением возможности редактирования предполагает необходимость динамического подхода к совместному использованию. Объедините обмен PDF-файлами для обеспечения широкой доступности с облачными службами электронных таблиц, такими как Google Sheets или Microsoft OneDrive, где вы можете загрузить и поделиться исходным файлом Excel для редактирования и совместной работы в режиме реального времени. Используйте PDF-файл для презентаций или статического обмена, а также направляйте соавторов к онлайн-версии для интерактивного редактирования.

Как я могу гарантировать, что настройки области печати Excel сохраняются в PDF-файле?

Чтобы сохранить настройки области печати Excel при преобразовании PDF, необходимо сначала правильно настроить область печати в Excel. Выберите диапазон ячеек, который вы хотите включить, перейдите на вкладку «Макет страницы» и установите «Область печати». Убедитесь, что ваш выбор охватывает все необходимые данные и что атрибуты макета страницы, такие как ориентация и масштаб, дополняют выбранную вами область. Эти настройки имеют решающее значение, поскольку они напрямую влияют на то, какие части вашего листа будут включены и как они будут отформатированы в создаваемом PDF-файле.

Могу ли я преобразовать книги Excel с макросами в PDF?

Вы можете конвертировать книги Excel с макросами в PDF, при этом наличие макросов не влияет на сам процесс преобразования. Однако важно отметить, что функциональность макросов не будет перенесена в PDF-файл, поскольку PDF-файлы не поддерживают динамическое или интерактивное содержимое, обычно связанное с макросами Excel. Таким образом, полученный PDF-файл служит статическим представлением данных и форматирования, присутствующих в вашей книге Excel на момент преобразования.

Связанный: Как конвертировать документ Word в PDF (Docx в PDF)

Формат документов Microsoft Word, Docx, является отличным форматом с большой гибкостью и программной поддержкой. Однако могут быть случаи, когда у получателя вашего документа нет программного обеспечения для обработки текста или когда ваш документ должен выглядеть одинаково, независимо от того, на каком устройстве он просматривается. В таких случаях PDF может быть лучшим выбором. В другом нашем руководстве мы покажем вам, как превратить документ Word в PDF-файл путем сохранения и экспорта из Word или преобразования docx в PDF с помощью стороннего инструмента.

Связанный: Как закрепить строку или столбец в Excel

Функция заморозки панели Excel — бесценный инструмент для навигации по большим наборам данных, не упуская из виду контрольные точки. Независимо от того, работаете ли вы с финансовыми отчетами, анализом данных или любой обширной электронной таблицей, возможность блокировать определенные строки или столбцы при прокрутке данных может значительно повысить вашу производительность и точность интерпретации данных. В другом нашем руководстве мы покажем вам несколько способов заморозить и заблокировать строки и столбцы на листе Excel с помощью ленточного интерфейса.

Рекомендуемое — Как закрепить строку или столбец в ExcelРекомендуемое — Как закрепить строку или столбец в Excel

Связанный: Как расположить данные в алфавитном порядке в столбцах или строках Excel

Одним из наиболее распространенных типов сортировки в Excel является сортировка по алфавиту. Будь то список имен, компаний или почтовых адресов, сортировка помогает организовать и отслеживать то, что вы делаете. В другом нашем руководстве мы покажем вам, как расположить в алфавитном порядке в Excel строки и столбцы.

Избранное-Как-расставить по алфавиту-в-Excel.jpgИзбранное-Как-расставить по алфавиту-в-Excel.jpg

Связанный: Как автоматически подогнать строки и столбцы в Excel

По умолчанию ячейки Excel не очень широкие. Всего можно разместить восемь полных символов, чего достаточно для многих чисел, но недостаточно для текста. В другом нашем руководстве мы покажем вам, как автоматически подогнать в Excel столбцы и строки с помощью двойного щелчка. ярлыки и лента.

Рекомендуемое — Как автоподбор в ExcelРекомендуемое — Как автоподбор в Excel

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *