Используйте календарь Outlook для получения постоянных последовательных напоминаний

Обычно мы полагаемся на напоминания, чтобы не забыть о важных делах. Но иногда этого одноразового напоминания может быть недостаточно. Вы уходите из поля зрения один раз, и это из памяти, прежде чем вы это знаете. Это когда вам нужно постоянно получать напоминания, чтобы убедиться, что ваш мозг не может позволить себе роскошь быть забывчивым, когда дело доходит до этих важных задач.

Одной из таких важных задач для меня является оплата счетов по кредитной карте. Всего одно напоминание? Даже не подталкивает, забудьте о том, чтобы подтолкнуть меня войти в мой банк.

Что мне нужно в таком сценарии, так это процесс, который будет говорить мне каждый день: «У вас есть N дней, чтобы оплатить счета». Теперь я использую MS Outlook в качестве трекера дел, и это не помогает мне создавать такие рутинные напоминания. Итак, я подумал, что вместо этого буду использовать свой календарь, который читается для меня так, как показано в примере ниже.

Наша статья представляет собой руководство по созданию таких записей календаря. И вам нужно руководство, потому что простая встреча в календаре не поможет вам создать такие задачи обратного отсчета.

Часть I. Создание CSV-файла

Ключом к созданию таких записей календаря является создание файла значений, разделенных запятыми, а затем импорт его в календарь MS Outlook.

Создайте файл MS Excel и перфорируйте данные в соответствии с вашими требованиями. Заголовки столбцов, Дата начала и Тема являются обязательными.

Даты здесь должны идти по возрастанию, а количество дней — по убыванию. Чтобы быстро заполнить такие ряды, вы можете использовать прием, который мы обсуждали в отдельном посте.

Примечание. Если вы хотите добавить в файл дополнительные поля, вы можете создать пустой календарь, экспортировать его в файл CSV и изучить поддерживаемые поля.

Когда вы закончите, сохраните файл в формате CSV. Это потому, что вы будете импортировать его в свой календарь позже.

Часть II. Импорт файла CSV в календарь

Теперь вам нужно будет импортировать значения файла в свой календарь с помощью инструмента MS Outlook. В нашем примере мы используем MS Outlook 2013. Шаги будут более или менее одинаковыми и в более низких версиях.

Шаг 1: Перейдите к Файл меню и нажмите кнопку Открыть и экспортировать раздел на левой панели. Затем нажмите на Импорт Экспорт на правой стороне.

Шаг 2: В следующем окне выберите Импорт из другой программы или файла. Нажмите на Следующий.

Шаг 3: Затем выберите тип файла. В нашем случае это должно быть, Значения, разделенные запятыми. Нажмите Следующий очередной раз.

Шаг 4: Найдите файл с данными вашего календаря, подобный тому, который мы создали в Части I выше. Нажмите Следующий после выбора правильного файла.

Шаг 5: Выберите календарь, в который вы хотите импортировать новую запись календаря, а затем нажмите Следующий.

Шаг 6: Дважды проверьте правильность файла импорта. Также нажмите на Сопоставить настраиваемые поля чтобы убедиться, что Тема и Дата начала заголовки были сопоставлены правильно.

Шаг 7: После проверки настраиваемых полей нажмите В порядке а затем нажмите на Заканчивать. В течение нескольких секунд объекты будут синхронизированы и отразят изменения, как показано в примере календаря.

Вывод

Для человека вроде меня такие напоминания имеют большой смысл. Я работаю изо дня в день с календарями, и они очень помогают сознательно и постоянно напоминать о чем-то важном, что мне нужно знать в течение определенного периода времени.

Попробуйте свои требования и спросите нас, если вы не можете выполнить определенные настройки.