8 советов по экономии времени в Excel

Краткие советы

• Повысьте свою производительность, запомнив важные сочетания клавиш.
• Используйте автоматизированные процессы Excel, такие как сводная таблица и автозаполнение, для выполнения задач.
• Настройте панель инструментов, чтобы облегчить доступ к часто используемым инструментам.

Excel удивительно удобен как для новичков, так и для ветеранов работы с электронными таблицами. Однако на освоение этого процесса могут уйти годы, и даже самые продвинутые пользователи до сих пор не знают некоторых из самых изящных методов экономии времени.

Excel делает многое для того, чтобы сделать свои функции и макеты максимально упрощенными, но часто бывает трудно уследить за ними всеми. Если вы хотите освоить новые навыки и сочетания клавиш или просто хотите быстро освежить некоторые полезные советы и приемы, в этой статье есть восемь советов по Excel, которые помогут сэкономить время, и вам будет полезно их узнать.

Знайте свои ярлыки

Ярлыки — это основа Excel, избавляющая вас от необходимости копаться в меню для каждой задачи. Сделать эти нажатия клавиш привычными — отличный способ повысить производительность вашей работы с Excel. Вот список самых важных:

• Ctrl + Home – переход в начало таблицы.
• Ctrl + Пробел – выбрать текущий столбец.
• Shift+Пробел – выбрать текущую строку.
• Ctrl + A — нажмите эту кнопку один раз, чтобы выбрать весь набор данных, и дважды, чтобы выбрать всю электронную таблицу.
• Shift+Tab – переход на предыдущую ячейку.
• Ctrl + 0 – скрыть текущий столбец.
• Shift + 0 – скрыть текущую строку.
• Ctrl + : – Введите текущую дату.
• Alt + H + B – добавить границу к текущей ячейке или выделенным ячейкам.
• F4 – применить к формуле абсолютные ссылки.
• Ctrl + O – открыть существующую таблицу.
• Ctrl + W – Закрыть текущую таблицу.
• Shift + F9 — вычислить активный в данный момент рабочий лист.

Закрепить строки и столбцы

Вы когда-нибудь прокручивали столбец далеко вниз и забывали его заголовок? Вместо того, чтобы чередовать текущую ячейку и заголовок над ней, Excel позволяет заморозить эти заголовки для удобства использования. Вот как:

1. Перейдите на вкладку «Вид» и выберите «Закрепить панели».
2. Чтобы верхняя строка оставалась видимой, выберите «Закрепить верхнюю строку» в раскрывающемся меню.
3. Выберите эту опцию еще раз, чтобы разморозить ее.

Используйте маркер заполнения

Копирование и вставка одного и того же числа несколько раз может быть утомительным и отнимать много времени, как и ввод последовательности чисел и дат один за другим. К счастью, инструмент Fill Handle автоматически завершит весь процесс за вас. Вам просто нужно заставить его распознавать шаблон, который вы хотите повторить. Вот как:

1. Выберите первые несколько ячеек последовательности, которую вы хотите повторить.
2. Наведите указатель мыши на правый нижний угол выделения, пока курсор не примет форму «+». Это ручка заполнения.
3. Перетащите маркер заполнения из нижней или самой правой ячейки выбранного фрагмента в последнюю ячейку, которую вы хотите заполнить автоматически, и последовательность будет заполнена автоматически. Этот процесс работает для чисел, названий дней и дат.
4. Вы также можете использовать Ctrl + D, чтобы повторить значение в выбранных ячейках.

Используйте шаблоны

В Excel имеется широкий выбор готовых шаблонов, которые помогут вам сэкономить много времени на форматирование и проектирование. Велика вероятность, что задача, над которой вы работаете, уже имеет в библиотеке несколько шаблонов. Доступ к шаблонам Excel осуществляется на вкладке «Новое» меню «Файл». Используйте строку поиска, чтобы сузить список вариантов.

Наличие всех необходимых инструментов именно там, где вы хотите (или знание того, где их найти) имеет первостепенное значение для эффективной работы. Знаете ли вы, что панель инструментов и ленту команд Excel можно настраивать? Если вам нужно организовать наиболее часто используемые инструменты и функции для быстрого доступа, сделайте следующее:

1. На вкладке «Файл» выберите «Параметры».
2. Перейдите к «Настроить ленту» и «Панель быстрого доступа», чтобы добавить или удалить элементы из обоих меню.
3. Нажмите «ОК», как только закончите, чтобы завершить изменения.

Быстрый импорт из Интернета

Вместо того, чтобы копировать и вставлять информацию с веб-страницы или, что еще хуже, вводить ее вручную, вы можете легко импортировать ее данные только по ее URL-адресу. Вот как:

1. Перейдите на вкладку «Данные» и выберите «Получить данные».
2. Выберите опцию «Из других источников» и нажмите «Из Интернета» в раскрывающемся меню. Вы также можете нажать «Из Интернета» непосредственно рядом с опцией «Получить данные».
3. Введите URL-адрес, с которого вы хотите импортировать данные, а затем выберите нужные таблицы.
4. Нажмите «Загрузить», чтобы импортировать данные.

Используйте сводную таблицу

Ввод нескольких формул в электронную таблицу — это один из способов сделать что-то, но сводная таблица — это мощный способ Excel сделать быстрые сводки наборов данных простыми и настраиваемыми. Просто включите его на вкладке «Вставка», и вы сможете эффективно организовывать и анализировать свои данные.

Свяжите свои таблицы

Упростите переход между различными электронными таблицами, наборами данных и даже программами Office, связав их гиперссылками. Гиперссылки могут ссылаться на другие листы или книги Excel так же легко, как и URL-адреса. Для этого:

1. Щелкните правой кнопкой мыши любую ячейку, чтобы открыть меню быстрого доступа.
2. Выберите «Ссылка» и откроется окно «Вставить гиперссылку».
3. Перейдите к «Поместить в этот документ» и выберите, с чем связать значение вашей ячейки.
4. Нажмите «ОК» для завершения.

Спасибо за ваш отзыв!