6 лучших советов и приемов работы с календарем Microsoft Outlook, чтобы лучше управлять им

Календарь Microsoft Office является частью продуктов Microsoft 365, а не отдельной программой. Чтобы получить доступ к календарю Microsoft Office, вам нужно будет использовать Microsoft Outlook.


Изображение подсказки календаря Microsoft Outlook

Интеграция обоих приложений позволяет управлять своим расписанием как с цифровой, так и с физической точки зрения. Однако, если вы хотите лучше управлять своим календарем Microsoft Outlook, вам следует попробовать некоторые из приведенных ниже советов.

1. Как установить рабочее время в календаре Outlook

Установка рабочего времени в Outlook гарантирует, что любой, кто просматривает ваш календарь, будет знать ваше доступное рабочее время. Таким образом, встречи и собрания устанавливаются по доступным периодам.

Шаг 1: Запустите приложение Outlook.


Советы по работе с календарем Microsoft Outlook, шаг 1

Шаг 2: После запуска Outlook щелкните вкладку Файл.


Советы по календарю Microsoft Outlook, шаг 2

Шаг 3: Щелкните кнопку Параметры.


Советы по работе с календарем Microsoft Outlook, шаг 3

Советы по работе с календарем Microsoft Outlook, шаг 4

Шаг 5: В меню «Рабочее время» введите данные о времени начала, времени окончания, рабочей недели, первого дня недели и первого дня года.


Советы по работе с календарем Microsoft Outlook, шаг 5

Шаг 6: Щелкните ОК, чтобы сохранить изменения.


Советы по работе с календарем Microsoft Outlook, шаг 6

2. Воссоздание встречи

Воссоздание встречи — это способ резервирования новой встречи с использованием информации из предыдущей встречи. Таким образом, вместо того, чтобы вручную вводить сведения об участниках встречи, времени, месте и т. Д., Вы экономите время и усилия, воссоздавая старую встречу. Вот как это сделать.

Шаг 1: Запустите приложение Outlook.


Советы по работе с календарем Microsoft Outlook, шаг 7

Шаг 2: Выберите значок календаря в левой части экрана.


Советы по работе с календарем Microsoft Outlook, шаг 8

Шаг 3: Переместите свой календарь на дату предыдущей встречи.


Советы по работе с календарем Microsoft Outlook, шаг 9

Шаг 4: Щелкните конкретное собрание, удерживайте нажатой клавишу Ctrl и перетащите собрание к дате или времени, когда вы хотите провести новое собрание.


Советы по работе с календарем Microsoft Outlook, шаг 10

Шаг 5: Дважды щелкните созданную новую встречу, и все соответствующие детали отобразятся как заполненные. Нажмите «Отправить», чтобы отправить приглашение.


Советы по работе с календарем Microsoft Outlook, шаг 11

3. Создание встречи из электронной почты.

Когда вы получаете электронное письмо о мероприятии и хотите назначить встречу с отправителем электронного письма, выполните следующие действия.

Шаг 1: Дважды щелкните электронное письмо, которое вы будете использовать, чтобы назначить встречу, чтобы открыть новое окно.


Советы по работе с календарем Microsoft Outlook, шаг 12

Шаг 2: Нажмите кнопку с многоточием (…) в правой части экрана рядом с именем отправителя электронной почты.


Советы по работе с календарем Microsoft Outlook, шаг 13

Шаг 3: Выберите опцию Встреча, и это должно открыть новое окно встречи.


Советы по календарю Microsoft Outlook, шаг 14

Шаг 4: Имя или адрес отправителя электронной почты уже должны быть автоматически заполнены в обязательном поле. Однако вам нужно будет указать другие данные, такие как место и время встречи.


Советы по календарю Microsoft Outlook, шаг 15

Шаг 5: Щелкните кнопку Отправить.


Советы по календарю Microsoft Outlook, шаг 16

4. Навигатор по датам.

Если вы хотите просмотреть свои встречи или встречи за неделю или месяц, навигатор по датам в Календаре может предоставить это.

Шаг 1: Щелкните значок календаря в левой части экрана Outlook.


Советы по календарю Microsoft Outlook, шаг 17

Шаг 2: В верхней части экрана должны быть опции для просмотра вашего календаря на сегодня, следующие 7 дней, рабочую неделю или месяц. Выберите предпочтительный вид.


Советы по работе с календарем Microsoft Outlook, шаг 18

5. Использование естественного языка для определения времени начала встречи

При бронировании встречи или встречи вы можете использовать навигатор по датам, чтобы просмотреть свой календарь за период. Альтернативой использованию функции «Навигатор по датам» в Outlook является естественный язык. Вот как им пользоваться.

Шаг 1: На вкладке «Главная» в Outlook выберите «Новые элементы».


Советы по календарю Microsoft Outlook, шаг 19

Шаг 2: Выберите «Встреча» или «Встреча» в зависимости от ваших предпочтений.


Советы по календарю Microsoft Outlook, шаг 20

Шаг 3: В поле «Время начала» вместо выбора даты в календаре просто введите предлагаемое время словами. например, 7 недель, Рождество, День Благодарения и т. д. Outlook должен указать дату.


Советы по календарю Microsoft Outlook, шаг 21

6. Просмотр нескольких календарей

Если вы хотите назначить встречу с людьми в Outlook, вы можете просмотреть их календари, чтобы узнать подходящее время для планирования встречи или чата. Однако это зависит от того, было ли вам предоставлено разрешение на это в Exchange или человек является частью вашей организации. Вот как это работает.

Шаг 1: Щелкните значок календаря в левой части экрана Outlook.


Советы по календарю Microsoft Outlook, шаг 22

Шаг 2: В верхней части экрана нажмите кнопку «Открыть календарь».


Советы по календарю Microsoft Outlook, шаг 23

Шаг 3: Если вам предоставлено разрешение на просмотр календаря через Exchange, выберите «Открыть общий календарь». Однако, если это сотрудник вашей организации, выберите «Из адресной книги». Если у вас есть ссылка на календарь в Интернете, вы также можете выбрать «Из Интернета».


Советы по календарю Microsoft Outlook, шаг 24

Шаг 4: Введите имя или ссылку (в зависимости от выбранного варианта) человека и нажмите ОК. Вы должны увидеть календарь человека.


Советы по календарю Microsoft Outlook, шаг 25

Настройка ответов об отсутствии на работе

Приведенные выше советы помогут вам лучше управлять календарем Outlook. Однако они не являются исчерпывающими, поскольку есть и другие приемы, которые вы можете выполнять в Outlook, такие как настройка ответов об отсутствии на работе и последовательных напоминаний.

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *