5 отличных советов по работе с разными версиями MS Office

Пакет MS Office с годами совершенствовался с точки зрения его функций и возможностей. Однако при последовательных обновлениях всегда беспокоила совместимость новых версий со старыми.

Офисные версии

Теперь, если вы используете разные версии MS Office или сотрудничаете с людьми, которые используют версию Office, отличную от вашей, вы сталкиваетесь с этой проблемой ежедневно. Тем не менее, вы были бы рады узнать, что вы можете снизить риск возникновения проблем, просто запомнив и попрактиковавшись в нескольких вещах.

Давайте посмотрим, что они из себя представляют.

См. также: Изучите и поймите различия между MS Office 2013 и Office 365 прямо здесь.

1. Знайте форматы файлов

Office 2007-2013 использует другие расширения файлов по сравнению с Office 97-2003. У них есть добавленный «x» в конце, который указывает на использование Extensive Markup Language (XML).

MS Office Tool97-20032007-2013MS WorddocdocxMS ExcelxlsxlsxMS PowerPointpptpptx

2. Работайте в режиме совместимости

Когда вы открываете файл 97-2003 в продукте 2007-2013, файл открывается в режиме совместимости. Вы можете продолжать работать в этом режиме, чтобы не вводить вещи/функции, которые не поддерживаются.

Режим совместимости

Примечание. В режиме совместимости вы не сможете использовать функции 2007-2013, даже если вы используете версию программного обеспечения.

В идеале, если вы собираетесь поделиться своим документом с кем-то, кто использует 97-2003, вы должны продолжать работать в режиме совместимости.

3. Преобразование для новых функций

Если вы не собираетесь делиться более ранней версией файла и используете более старшую версию программного обеспечения, вам следует преобразовать файл. Таким образом, вы сможете воспользоваться новыми функциями.

Чтобы преобразовать документ, перейдите на Файл -> Информация -> Конвертировать как показано на диаграмме ниже. Таким образом, исходный файл будет преобразован и заменен.

Преобразовать офис

4. Проверьте наличие проблем

Предположим, вы работаете с 2007-2013 годами и в конце своей работы понимаете, что вам нужно поделиться документом с кем-то, у кого есть 97-2003 год. Во время работы вы могли использовать функции, не поддерживаемые более ранними версиями.

В таких случаях, прежде чем делиться, рекомендуется проверить наличие проблем. Таким образом вы снизите потенциальные риски потери данных и форматирования при совместном использовании. Нажмите на Файл -> Информация -> Проверить наличие проблем а затем исправьте то, что предлагает программное обеспечение.

Проверить проблемы

5. Сохранить как 97-2003

Если вы решите сохранить документ как документ 97-2003, несмотря на то, что работаете с более поздней версией, программное обеспечение самостоятельно проверит совместимость. Если он их найдет, он предложит пользователю.

Тогда обмен никогда не будет проблемой.

Полезный совет: у вас вообще нет MS Office? Вам когда-нибудь приходилось открывать один такой файл? Не беспокойтесь, вы можете открыть их, не устанавливая MS Office.

Вывод

Это всего лишь несколько основных вещей, которые вам нужно иметь в виду, если ваша работа требует совместной работы с людьми, работающими над разными версиями MS Office. Всего несколько дополнительных шагов, и вы действительно избавите себя от путаницы, которая может возникнуть из-за проблем с совместимостью.

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.